Reizen met je privéauto kan voordelig zijn, maar vereist zorgvuldige registratie. Het bijhouden van een rittenregistratie is essentieel, waarbij je per rit de datum, begin- en eindbestemming, aantal gereden kilometers en het zakelijke karakter van de rit noteert. Aan het eind van het jaar vermenigvuldig je het totaal aantal zakelijke kilometers met € 0,23 per kilometer en trekt dit bedrag af van je winst bij de belastingaangifte. Dit lijkt misschien een gedoe, maar kan flink schelen in de belastingen die je betaalt.
Reiskosten met een auto van de zaak
Als je een zakelijke auto gebruikt, gelden vergelijkbare regels als voor de privéauto. Echter, is het belangrijk om te weten dat privégebruik in een zakelijke auto niet fiscaal aftrekbaar is en je moet letten op potentiële naheffingsrisico’s. Daarom is het cruciaal om als zzp’er ook hier een gedetailleerde administratie bij te houden.
Reiskosten met het openbaar vervoer
Reizen met trein of bus? Bewaar dan alle vervoersbewijzen goed. Het voordeel van openbaar vervoer is dat je de daadwerkelijke kosten kunt aftrekken, mits je deze kunt onderbouwen met tickets of bonnen. Zo blijft je administratie helder en voorkom je problemen met de Belastingdienst.
Reiskosten met de fiets
Ja, zelfs fietsen kan een zakelijke keuze zijn! Ook hier hou je de gereden kilometers bij in een rittenregistratie. Voor fietskilometers geldt ook het belastingvoordeel van € 0,23 per kilometer. Hiermee kan de fietsliefhebber onder de zzp’ers gerust besparen op de fiscus.
Kosten voor hotelovernachtingen
Verblijf je zakelijk in een hotel? Bewaar dan de bonnetjes als bewijs voor je administratie. Terwijl hotelkosten aftrekbaar zijn als zakelijke kosten, vallen maaltijden eerder onder representatiekosten en hebben andere boekhoudkundige regels.
Reiskosten doorberekenen aan klanten
Het doorberekenen van reiskosten aan klanten kan op verschillende manieren. Je kunt ervoor kiezen om deze specifiek op de factuur te vermelden, of je berekent een gemiddelde reiskost in je uurtarief. Dit laatste is handig voor overzicht, maar verlies daarbij het belastingtechnisch aspect niet uit het oog; dubbele aftrek is fiscaal niet toegestaan.
De beste manier om je ritten bij te houden
Een goede rittenregistratie is cruciaal. Of je nu kiest voor een eenvoudig Excelsheet of een geavanceerde app die gekoppeld is aan je boekhoudsoftwaresysteem, kies een methode die past bij jouw werkwijze. Bij vele kilometers per jaar kan automatisering een efficiënte keuze zijn.
Het bijhouden van je reiskosten op een correcte manier bespaart je niet alleen belasting, maar zorgt ook voor overzicht in je zakelijke uitgaven en inkomsten. Neem contact met ons op voor advies over het bijhouden en optimaliseren van je administratie.
