Wanneer is een etentje zakelijk?
Het is een veelgemaakte fout om aan te nemen dat iedere maaltijd die je tijdens werktijd nuttigt, als zakelijk kan worden gezien. De realiteit is dat een etentje pas als zakelijk kan worden beschouwd als er een extern doel is, zoals een bespreking met een potentiële klant of een vergadering met een zakenpartner. Stel je hebt een lunch met een mogelijk nieuwe klant om een project te bespreken. Dan is dat een zakelijk etentje. Maar haal je alleen een broodje tijdens de werkdag, dan valt dat onder privé-uitgaven.
Hoeveel mag je aftrekken?
Voor zzp’ers en eenmanszaken geldt dat je 80% van de kosten van een zakelijk etentje kunt aftrekken als representatiekosten. Dit geldt ook voor de fooi. Er is echter wel een addertje onder het gras: de btw die je betaalt in een restaurant is niet aftrekbaar. Je kunt ervoor kiezen om het volledige bedrag inclusief btw als kosten op te voeren, waar vervolgens 80% van kan worden afgetrokken. Dit maakt duidelijk onderscheid tussen de kosten die je persoonlijk maakt en die welke daadwerkelijk zakelijk zijn.
Voor bv’s en andere rechtspersonen zijn de percentages en keuzes (zoals de drempelmethode) anders, waardoor het aftrekbare deel lager kan uitvallen.
Btw: wel of niet aftrekbaar?
Het onderscheid tussen privé en zakelijk is vooral van belang als het gaat om btw. Bij een restaurantbezoek kun je de btw over eten en drinken meestal niet als voorbelasting aftrekken. Laat je eten voor een zakelijke vergadering op kantoor bezorgen, dan kun je de btw in veel gevallen wél (gedeeltelijk) als voorbelasting aftrekken, zolang het geen personeelsvoorziening is en de kosten duidelijk een zakelijk karakter hebben. Voor eten en drinken dat je (ook) aan personeel verstrekt gelden aparte regels en soms een btw-correctie.
Hoe voorkom je problemen met de Belastingdienst?
Het is belangrijk om goed bij te houden met wie je hebt gegeten en wat het doel van de bijeenkomst was. Bewaar de bonnen en noteer direct de gegevens. Ook software kan hierbij helpen: onze boekhoudsoftware helpt je bij het maken van duidelijke notities en het beheren van je uitgaven. Wij bieden een gratis proefabonnement aan, zodat je eenvoudig kunt ontdekken of het bij jouw werkwijze past.
Wil je meer weten over de fijne kneepjes van fiscaal aftrekken van zakelijke kosten? Neem gerust contact met ons op. Ons team staat voor je klaar om je te helpen.
